Lo Smart Working è un fenomeno sempre più crescente, rappresenta una risposta flessibile per le aziende e una rilettura “intelligente” non solo delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative ma anche degli spazi fisici aziendali. Il lavoro agile può risultare un ottimo strumento di supporto anche in periodi di difficoltà logistica, permettendo lo svolgimento del lavoro anche al di fuori degli uffici.
L’Osservatorio Smart Working definisce questa nuova modalità lavorativa: “Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Cos’è lo Smart Working
Lo smart working non coincide con il telelavoro ma è un modo flessibile di lavorare che riguarda l’azienda e l’organizzazione nel suo insieme. Lo smart worker non ha una postazione fissa ma ha invece autonomia ed elasticità nella scelta degli spazi e dei tempi di lavoro. In quest’ottica la configurazione degli spazi e la progettazione degli ambienti lavorativi sono essenziali, in quanto questi influenzano significativamente le modalità di lavoro delle persone, condizionandone non solo l’efficacia ma anche il benessere.
Smart Working: Benefici per l’azienda e per il lavoratore
- Riduzione dei costi fissi sostenuti dall’azienda per gli spazi fisici (tra il 20% e il 30%) e una diminuzione dei costi di trasporto per i lavoratori che si stima pari a 1.200 euro all’anno.
- Minore impatto ambientale legato agli spostamenti giornalieri dei lavoratori per andare in ufficio. Secondo il Report dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, l’adozione di una modalità agile di lavoro per almeno 2 giorni alla settimana determinerebbe una riduzione di emissioni di Co2 di 196Kg all’anno.
- Miglioramento del work-life balance di circa l’80%, andando incontro alle diverse esigenze dei lavoratori e riducendo in questo modo l’assenteismo del 50%-70%.
- La produttività dell’impresa beneficia dell’utilizzo di nuovi strumenti tecnologici sempre più all’avanguardia che permettono una più efficiente organizzazione del lavoro: creazione di postazioni che ottimizzino e semplifichino la comunicazione, nuove infrastrutture IT e sistemi di videoconferenza.
- Crescente efficienza e qualità del lavoro dei dipendenti del 20% circa, miglioramento del welfare aziendale e della fiducia tra i datori di lavoro e collaboratori
- Incremento della competitività
Il fenomeno crescente in Italia
Per comprendere il significato dello Smart Working è importante osservare il fenomeno nel suo insieme. Il lavoro in modalità ‘smart’ sta aumentando in Italia, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete.
Aumentano nell’ultimo periodo anche le PMI che adottano lo Smart Working: i progetti avviati sono passati infatti dall’8% al 12%, le iniziative informali sono passate dal 16% al 18%. C’è tuttavia un dato preoccupante: le aziende disinteressate alla nuova opportunità di lavoro agile sono passate dal 38% al 51%.
Negli ultimi anni anche la PA si è aperta sempre di più a questo nuovo modello organizzativo. Nel 2017 il lavoro agile interessava solo il 5% delle pubbliche amministrazioni, passando all’8% nel 2018 fino a raggiungere il 16% in questo ultimo anno. Sono dati sicuramente incoraggianti, soprattutto in vista di un ulteriore 8% che si prevede attiverà nuovi progetti dal prossimo anno.
Agli Smart Working Award 2019, premio annuale per le aziende con i migliori progetti di Smart Working in Italia, hanno vinto: Europ Assistance, MailUp, Reale Mutua, Regione Emilia-Romagna, Saipem e Sky Italia. Tra le regioni che si sono distinte nell’implementazione delle nuove pratiche lavorative e organizzative nella pubblica amministrazione: Regione Liguria e Regione Emilia-Romagna.
Il fenomeno in Europa e nel mondo
Nel report “Working anytime, anywhere: The effects on the world of work” realizzato da Eurofound e dall’Organizzazione Mondiale del Lavoro si analizza lo smart working nei diversi paesi e aree del mondo. I leader del lavoro flessibile in Europa sono: Danimarca, Svezia e Paesi Bassi seguiti dal Regno Unito, il Lussemburgo, la Francia e l’Estonia. Nella classifica europea l’Italia si colloca per ultima, infatti solo il 7% dei lavoratori usufruisce dello smart working il 5% dei quali ne fa un uso occasionale.
Uno studio condotto dal portale tedesco Statista mostra, in termini percentuali, il numero di persone in ciascun paese del mondo che considerano usuale lavorare attraverso una modalità di lavoro flessibile. Dal sondaggio condotto nel Maggio 2019, emerge che l’80% dei lavoratori giapponesi considerano normale adottare una tipologia di lavoro flessibile. Rispetto alla media mondiale pari al 75%, la percentuale degli italiani ammonta al 72%.
Lo studio “The Workplace Revolution – a picture of flexible working” realizzato da Regus mette in luce diversi aspetti del lavoro smart, indicando le principali nazioni dove si lavora da remoto 2,5 giorni a settimana o più giorni. Tra i paesi più attivi troviamo: Cina, India, Messico, Sud Africa, Francia e Giappone. Prosegue con gli Stati Uniti d’America, Brasile, Germania, Olanda, Australia, Belgio, Canada e il Regno Unito.
La normativa e le agevolazioni fiscali
Nel fornire la definizione di lavoro agile, l'art. 18 della l. n. 81/2017 stabilisce che le modalità di esecuzione “agile” del rapporto di lavoro subordinato debbano essere stabilite dalle parti mediante accordo e con forma scritta. La prestazione si deve verificare solo in parte all’interno dei locali aziendali, con riferimento all’aspetto temporale, questa non deve prevedere vincoli predefiniti di orario, risultando applicati soltanto i limiti massimi derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. È necessario sottolineare che l’accordo è un patto aggiuntivo che non prende il posto del contratto di lavoro ma si affianca a quest’ultimo. Il comma 2 dell’art. 19, l. 81/2017, precisa poi che il lavoro in smart working può essere sia a tempo determinato che a tempo indeterminato, con apposita specificazione nell’accordo.
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Agevolazioni fiscali
Al fine di agevolare l’introduzione e l’utilizzo di pratiche di lavoro flessibili, per coloro che decidono di fare ricorso allo smart working sono previsti incentivi fiscali e contributivi. Con la circolare n. 91 del 03/08/2018 in attuazione dell’articolo 25 del D. Lgs. 80/2015 e poi con il messaggio n. 4823 del 21/12/2018, l’Inps ha previsto infatti numerosi vantaggi a favore di quei datori di lavoro del settore privato che abbiano introdotto delle tecniche di conciliazione vita-lavoro.
Il 23 febbraio 2020 viene varato dal Presidente del Consiglio dei ministri il decreto-legge n° 6 riguardante “Misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID -19” teso ad promuovere l’uso telematico del lavoro nelle zone del Nord Italia colpite dall’epidemia.
Vari incentivi possono agevolare l’azienda nello sviluppare un lavoro più flessibile impiegando ad esempio fondi per la digitalizzazione dell’impresa e per lo sviluppo dell’Industria 4.0.
