La sala riunioni: come arredare una meeting room comoda e funzionale

Come arredare una sala riunione comoda e funzionale

Meeting aziendali, riunioni di lavoro, convention, congressi, conferenze e workshop, gli ambienti dedicati ad ospitare colleghi e clienti devono essere progettati per aiutare i partecipanti a concentrarsi e devono altresì contribuire a definire l’immagine aziendale. Scopriamo i consigli giusti per progettare e arredare al meglio gli spazi atti ad accogliere contemporaneamente diverse decine di persone per momenti di incontro privati o pubblici.

Uno studio sul mondo del lavoro ha rivelato che in un ufficio in media si trascorre il 37% del tempo in riunione, da qui l'importanza di progettare luoghi dedicati ai meeting che possano soddisfare tutte le esigenze, dalla funzionalità alla creatività, per ambienti comodi, pratici e di successo.

Gli ambienti lavorativi atti ad accogliere persone che devono dialogare, confrontarsi, scambiare opinioni e trovare soluzioni e risolvere problemi devono essere arredati in modo particolarmente attento e curato per raggiungere l'obiettivo di far sentire le persone a proprio agio. Una sala riunioni scomoda o poco accogliente può infatti rendere le persone meno propense al dialogo diventando una vera e propria fonte di stress. E noi non vogliamo che quella che all'estero viene anche soprannominata “War Room” diventi un campo di battaglia vero?

Consigli e soluzioni per creare sale riunioni e conferenze uniche

Creare una sala riunioni unica significa progettare uno spazio flessibile e versatile trasformando l'interno delle quattro pareti in un luogo dinamico, ben organizzato, di gusto, dotato di buon arredo, di una piacevole illuminazione e di un'acustica ottimale, dove quindi vengano proposte le migliori condizioni di lavoro per i partecipanti.

Una sala riunioni dinamica e flessibile per gestire le diverse esigenze

Pareti divisorie per la sala riunione

Gli spazi lavorativi antiquati si limitavano ad avere solo una stanza di grandi dimensioni che però spesso non forniva ai lavoratori ciò di cui avevano bisogno per eseguire i diversi tipi di riunioni.

L'aumento del tempo trascorso per gli incontri ha aumentato l'interesse per una buona progettazione di questi luoghi andando a scegliere soluzioni che soddisfacessero le esigenze legate alle tipologie di riunioni: dalle sessioni di brainstorming collaborativo con un singolo team alle grandi riunioni strategiche con i clienti esterni fino alle sessioni in videoconferenza, ogni tipo di riunione richiede infatti un diverso tipo di conformazione dello spazio il quale deve quindi poter mutare in modo flessibile e dinamico.

Le pareti divisorie mobili sono il sistema ideale per dare dinamicità agli spazi: a seconda delle esigenze è possibile suddividere l'ambiente modificando le sue geometrie.

La scelta del colore per sale riunioni, conferenze e congressi

Arredamento colorato per la sala riunione

Quando si progetta una sala riunioni atta a soddisfare le esigenze dei dipendenti il colore ha un ruolo fondamentale anche se è un elemento spesso trascurato. Studi di psicologia hanno difatti convinto gli esperti di business che il colore di un luogo di lavoro ha un impatto diretto sugli stati d'animo e sui livelli di Orientarsi su colori blandi come i bianchi, i grigi o i beige può sembrare la scelta ottimale ma in realtà gli studi hanno evidenziato una loro implicazione nella nascita di sentimenti negativi nei lavoratori soprattutto se abbinati ad un'illuminazione al neon o a base fredda.

Via libera invece ai colori tenui nelle tonalità dei blu e dei verdi, capaci di promuovere un senso generale di benessere, incoraggiando produttività e concentrazione.

In minor quantità si possono utilizzare anche i gialli, colori legati a sensazioni di ottimismo che hanno anche il potere di innescare idee innovative e creative, ma anche altri colori vivaci come le tonalità del rosso, favorevoli per aumentare relazioni e conversazioni.

Gli elementi d'arredo fondamentali per una sala riunioni perfetta

Tavoli, sedie e complementi d'arredo per arredare la sala riunioni

Dopo spazio e colore ci si deve concentrare sugli arredi. L'obiettivo è quello di contrastare il disagio per favorire benessere e concentrazione.

Mobili e complementi d'arredo per l sala riunioni devono necessariamente seguire il concetto di versatilità poiché dovranno essere utilizzati per lavorare ma anche per rilassarsi, essere comodi per brevi o lunghi periodi, adatti per riunioni informali ma anche per trattative importanti.
Importante anche ricordare che dovendo soddisfare criteri di polivalenza e flessibilità, gli spazi da riunione o conferenza devono necessariamente essere dotati delle più recenti tecnologie audio e video capaci di scomparire all’interno del tavolo, dei mobili contenitori o delle pareti, quando non necessarie, fondendosi con il design degli interni.

• Il tavolo riunioni

  Protagonista della stanza, il tavolo per la sala riunioni deve essere scelto in primis in base alle misure dell’ambiente e collocato in un punto centrale per dare a tutti i partecipanti la possibilità di muoversi in modo confortevole. Rettangolare, ovale, quadrato o rotondo, anche la sua forma deve essere stabilita in base allo spazio, così come deve essere garantito sia il contatto visivo diretto leader-partecipanti così come quello tra partecipanti e partecipanti. Legno, pietra, plastica o vetro? La tipologia migliore per eleganza e raffinatezza è un tavolo in vetro o cristallo, ma la scelta dipenderà anche dallo stile dell'ambiente e dall'identità del luogo.
  
  

• Le sedute

  Sedie o poltroncine devono essere confortevoli perchè ognuno possa trovare una posizione comoda.  In particolare le sedute dovrebbero essere spaziose e avere un supporto ergonomico per la schiena. Dalle sedie e poltrone Okamura disegnate da Giorgetto Giugiaro alle sedute della Herman Miller Collection, l'obiettivo della scelta deve essere volta a produrre una sensazione di benessere. Con o senza rotelle o braccioli, devono poi essere necessariamente valutate in base al tavolo, per avere la certezza che i partecipanti possano muoversi fluidamente.
  
  

• I complementi di arredo

  I partecipanti ad una riunione non hanno solo bisogno di sedute e tavoli comodi, ma anche di complementi d'arredo che completino e valorizzino lo spazio di lavoro rendendolo confortevole e perfettamente funzionale.
  Dai pannelli fonoassorbenti con funzione acustica ma anche decorativa agli espositori per organizzare ed esporre depliant, brochure e materiale pubblicitario, ma anche tendaggi tecnici per modulare la luce, librerie e mobili contenitori per stivare il necessario oltre a lampade che possano garantire una perfetta illuminazione dell'ambiente.

Il consiglio in più: date vita ad uno spazio riunioni che rifletta l’identità del brand
Nel progettare e arredare una sala riunioni bisogna tener conto che è di fondamentale importanza brandizzare l'ambiente: colori, loghi, forme, materiali o elementi decorativi devono rimandare all'immagine dell'azienda. L'identità del brand deve essere ben visibile soprattutto perchè una sala meeting è il luogo che meglio di tutti all'interno di uno spazio lavorativo accoglierà persone e clienti esterni.