Un ufficio open space è uno spazio di lavoro condiviso, progettato per concentrare postazioni e funzioni in un ambiente aperto, riducendo partizioni permanenti e favorendo collaborazione e flessibilità.
La qualità, però, non dipende dall’idea “open” in sé: dipende da come arredare un ufficio open space senza sacrificare concentrazione, riservatezza e comfort. Questa guida chiarisce criteri, scelte e errori da evitare nell’arredo dell’ufficio open space, con un focus pratico su layout, postazioni open space, privacy e acustica in ufficio.
Come progettare un open space in ufficio che funzioni davvero, non solo sulla pianta
Un open space funziona quando è pensato come somma di “micro-ambienti” coerenti: aree operative, zone di collaborazione breve, spazi per call e video, isole di concentrazione e supporti di servizio (stampa, deposito, ristoro). La regola è semplice: a parità di metri quadri, l’ordine del layout riduce il rumore percepito più di molte correzioni successive.
Per rendere l’ambiente leggibile, conviene progettare per “fasce”:
- una fascia di lavoro concentrato, dove il traffico è minimo;
- una fascia di interazione, dove si collocano riunioni rapide e confronti;
- una fascia di servizi (lockers, stampanti, area break), che assorbe rumori e movimento.
Questa logica vale ancora di più quando si cercano arredi per uffici open space e coworking: l’utenza è eterogenea, le regole d’uso non sono implicite, e la progettazione deve prevenire conflitti tra chi collabora e chi deve concentrarsi.
Quante e quali postazioni scegliere: densità, orientamento e “perimetro operativo”
La domanda che guida molte ricerche è concreta: quante postazioni open space si possono inserire senza peggiorare il comfort? Non esiste un numero “magico” valido per tutti: conta la tipologia di lavoro (telefonate frequenti o lavoro deep-focus), il livello di visita/ospiti, la presenza di sale riunioni e la dotazione di spazi di supporto.
In pratica, la qualità delle postazioni dipende da tre fattori:
- perimetro operativo: spazio per muoversi, aprire cassetti, alzarsi senza interferire con i colleghi;
- orientamento: evitare che molte persone si guardino frontalmente a distanza ravvicinata, perché aumenta distrazioni e sensazione di esposizione;
- flussi: corridoi e passaggi non devono “tagliare” file di scrivanie.
Qui entra in gioco il tema del bench. Il bench è efficace quando il lavoro è prevalentemente digitale, il team collabora e l’organizzazione accetta una quota di “rumore fisiologico”. Diventa penalizzante se la giornata è fatta di call, attività che richiedono precisione o gestione di dati sensibili: in quel caso, meglio alternare bench a isole più protette, con separazioni leggere e punti call dedicati.
Quali scrivanie e sedute servono in un open space: ergonomia, cablaggio, continuità d’uso
In un open space la postazione non è un elemento isolato: è un sistema ripetibile che deve funzionare per ore, per persone diverse e con attività diverse. Per questo, le scrivanie operative dovrebbero essere scelte con criteri di robustezza, gestione cavi, modularità e possibilità di riconfigurazione (piani affiancati, accessori, schermi divisori, supporti monitor). Quando la giornata alterna seduta e lavoro in piedi, le scrivanie regolabili in altezza aiutano a ridurre sedentarietà e affaticamento, ma hanno senso solo se integrate nel layout (spazio di manovra, alimentazione, gestione cavi).
Le sedute operative completano il quadro: devono consentire regolazioni essenziali (altezza, supporto lombare, braccioli quando coerenti con la mansione) e una seduta stabile per uso intensivo. In un open space la sedia “troppo morbida” o troppo ingombrante è un problema di convivenza: aumenta il rumore (movimenti, rotolamento), riduce lo spazio utile e peggiora la disciplina del posto.
Una frase guida utile per decidere: se la postazione non regge un turno pieno senza adattamenti “artigianali”, non è una postazione, è un compromesso. È così che l’arredo per l’ufficio open space passa dall’estetica alla performance.
Come ottenere privacy nell’ufficio open space senza trasformarlo in un labirinto
La privacy nell’ufficio open space ha due livelli: privacy visiva (non essere “in vetrina”) e privacy conversazionale (non essere ascoltati). La prima si gestisce con orientamento delle scrivanie, schermature e regole di layout; la seconda dipende da soluzioni acustiche e dalla presenza di spazi dedicati.
I divisori open space funzionano quando sono scelti con un obiettivo preciso: separare flussi, ridurre distrazioni laterali, creare “soglie” tra aree. Non devono diventare barriere casuali. I divisori bassi possono migliorare il comfort visivo senza chiudere lo spazio; quelli più performanti (anche integrati alle scrivanie) sono utili per attenuare conversazioni di prossimità, ma non sostituiscono un progetto acustico.
Un punto spesso sottovalutato riguarda i supporti personali: nell’ufficio open space l’ordine non è solo estetica, è riduzione del rumore e delle interruzioni. I lockers per l’ufficio sono una scelta funzionale quando il lavoro è ibrido, le postazioni non sono assegnate o si vuole ridurre l’ingombro su scrivanie e corridoi. Inseriti vicino agli ingressi o alle aree di transizione, sostengono una logica di “pulizia operativa” che aiuta anche la percezione di professionalità.
Come migliorare l’acustica in un ufficio open space: interventi, priorità e soluzioni dedicate
Quando si parla di open space, la domanda più ricorrente è: come si riduce il rumore senza stravolgere l’ufficio? La risposta è che l’acustica in ufficio non si risolve con un singolo prodotto, ma con una gerarchia di interventi: prima si riducono le sorgenti e si separano le attività incompatibili, poi si correggono le superfici.
I pannelli fonoassorbenti per l’ufficio sono efficaci se installati dove serve: soffitti e pareti “dure” vicino alle aree operative, zone meeting informali, corridoi di passaggio. Se posizionati a caso, diventano arredo decorativo. La priorità è trattare le superfici che “rimbalzano” la voce e rendono l’ambiente riverberante: è il riverbero, più del volume, a rendere stancante una giornata in open space.
Quando servono conversazioni riservate e call frequenti, la soluzione più pulita è creare spazi dedicati. Qui entrano in gioco i phone booth per l’ufficio: micro-cabine progettate per offrire isolamento e privacy per telefonate e video, senza occupare una sala riunioni. La differenza rispetto a una “nicchia” con pannelli è proprio la combinazione tra involucro, assorbimento interno e gestione dell’aria: è una risposta strutturale al problema, non un palliativo.
Inserire un phone booth non è un vezzo: è una regola di convivenza. In un open space ben progettato, chi deve parlare non “invade” il lavoro altrui perché ha un luogo naturale dove spostarsi, rapido e vicino. La stessa logica vale per piccole acoustic room da 2–4 persone quando il team lavora spesso in call collettive.
Quale illuminazione scegliere per un open space: comfort visivo, riflessi e coerenza tra zone
L’illuminazione per l’ufficio open space è un tema tecnico, ma l’effetto si sente in modo immediato: affaticamento, errori, calo di attenzione, mal di testa. La progettazione corretta integra luce naturale, illuminazione generale uniforme e luce puntuale dove serve, evitando riflessi su schermi e contrasti eccessivi tra aree diverse.
Per impostare criteri misurabili, molte progettazioni si basano su standard illuminotecnici come la UNI EN 12464-1, che definisce requisiti e valori guida per le diverse aree e compiti visivi. In pratica, la qualità si ottiene quando:
- la luce sulle postazioni è sufficiente e stabile;
- i percorsi non sono “zone d’ombra” rispetto alle scrivanie;
- le sale riunioni non obbligano a lavorare al buio per vedere uno schermo.
In un open space, inoltre, la luce aiuta a “disegnare” le funzioni: più calda e morbida nelle aree break, più neutra e controllata sulle postazioni, coerente e non aggressiva nei passaggi.
Quali norme e requisiti considerare quando si arreda un ufficio open space
Chi si domanda come arredare un ufficio open space spesso sottintende una preoccupazione: si può fare tutto liberamente? No. Un open space è un luogo di lavoro e deve rispettare requisiti di sicurezza, igiene e fruibilità: vie di passaggio adeguate, ordine dei cablaggi, illuminazione idonea, microclima e manutenzione. Per l’impostazione generale, il riferimento di base resta il quadro della sicurezza sul lavoro e, in particolare, i requisiti dei luoghi di lavoro richiamati nell’Allegato IV del D.Lgs. 81/2008.
Questo non significa trasformare un articolo in un manuale normativo, ma adottare un principio progettuale: prima si garantiscono condizioni corrette (sicurezza, luce, aria, flussi), poi si ottimizza l’estetica. È anche la strada più breve per evitare open space “belli in foto” e difficili da vivere.
Quali errori evitare nell’arredo dell’ufficio open space: tre controlli che cambiano il risultato
Gli errori ricorrenti sono prevedibili, quindi prevenibili. Tre controlli essenziali, prima dell’acquisto:
- Rumore non governato: postazioni call vicine a zone focus, assenza di spazi dedicati, superfici troppo riflettenti.
- Densità eccessiva: troppe postazioni senza aree di decompressione e senza corridoi reali.
- Arredo non scalabile: scrivanie e sedute scelte “a pezzi”, senza logica modulare, rendono costose le riconfigurazioni.
Se l’obiettivo è un open space che regga il tempo, la scelta migliore è ragionare per sistemi: postazione tipo (scrivania + seduta + accessori), moduli di divisione, pacchetto acustico, pacchetto luce, e una dotazione minima di spazi call.
FAQ sull’ufficio open space
Quante phone booth servono in un open space?
Dipende dal numero di persone e dalla frequenza di call. In linea generale, quando le telefonate sono parte strutturale della giornata, prevedere una dotazione che eviti attese e “call alla scrivania” migliora immediatamente la qualità dell’ambiente. La scelta va calibrata con sale riunioni disponibili e policy interne sul lavoro ibrido.
Come scegliere i pannelli fonoassorbenti per l’ufficio senza sbagliare?
La scelta corretta parte dal problema: riverbero generale, rumore in una zona specifica o necessità di schermare conversazioni? Prima si definiscono le aree critiche (operativo, meeting informale, corridoi), poi si interviene su soffitto e pareti nelle posizioni più efficaci. Un pannello messo “a decorazione” raramente risolve l’affaticamento acustico.
Meglio bench o scrivanie singole in un ufficio open space?
Il bench funziona per team che collaborano e hanno poche esigenze di riservatezza. Se il lavoro richiede concentrazione, gestione di dati sensibili o molte call, è preferibile un mix: bench nelle aree collaborative e postazioni più protette nelle aree focus, con spazi call dedicati e divisori progettati con criterio.
L’offerta OfficePlanet per progettare e arredare un ufficio open space in modo professionale
Per realizzare un ufficio open space efficace serve una filiera completa: progettazione, scelta degli arredi, logistica e montaggio. OfficePlanet propone un approccio integrato che combina catalogo online, supporto alla progettazione e servizi operativi. Tra i punti di forza dell’azienda rientrano la progettazione gratuita, il supporto di progettisti, la consegna su scala nazionale e il montaggio, oltre a soluzioni specifiche per open space, acustica, phone booth e lockers. Il modello include anche opzioni di pronta consegna e formule di noleggio a lungo termine per gestire investimenti e rinnovi con maggiore flessibilità.
