In seguito all'attuale situazione derivante dalla pandemia di Covid-19 che ormai da molti mesi ha modificato completamente tutti i ritmi di vita sia lavorativa e commerciale, sia domestica, si è venuta a creare l'esigenza di rivalutare la gestione degli spazi comuni. In particolare, per quanto riguarda gli uffici, si è assistito a una vera e propria rivoluzione logistica degli ambienti, per i quali è stato necessario impostare nuove organizzazioni.
Com'é noto, in conseguenza della sempre più diffusa modalità di smartworking, molti dipendenti lavorano da casa e quindi gli spazi abitualmente occupati da loro sono rimasti inutilizzati. In alcuni casi la soluzione più conveniente è stata quella di optare per piccoli uffici separati tra loro e quindi in grado di offrire maggiori garanzia di isolamento e di sicurezza. In altri casi, invece, la tendenza è stata di organizzare ampi open space, per consentire un efficace scambio informativo senza allontanarsi dalla propria postazione, ottimizzando le distanze fisiche, sempre a tutela della salute.
In situazioni del genere insorge inevitabilmente la necessità di modificare radicalmente la struttura degli uffici, per organizzarli in maniera più adeguata alle attuali condizioni. Un trasloco di uffici è sempre piuttosto impegnativo, sia per la notevole quantità di oggetti e mobili da trasferire, sia per la presenza di apparecchiature elettroniche e sia soprattutto per l'esigenza di accelerare i tempi.
Il nostro team ha elaborato e raccolto alcuni suggerimenti per traslocare riducendo al massimo le condizioni stressanti, senza intaccare la produttività lavorativa.
Guida per traslocare l'ufficio senza stress senza intaccare la produttività
- Definire i motivi del trasloco
- Organizzare un team dedicato al trasloco
- Valutare gli spazi di lavoro
- Contattare gli agenti immobiliari
- Contattare le aziende di office design
- Concordare un budget
- Valutare tutti i parametri commerciali ed economici
- Confrontarsi con chi progetterà l'ufficio e i nuovi spazi
- Arredare il nuovo ufficio, selezionare i mobili giusti
- Gestire il trasloco
Definire i motivi del trasloco
La definizione dei motivi che hanno portato alla decisione di traslocare rappresenta un presupposto indispensabile per una programmazione intelligente e quindi vantaggiosa. È necessario avere un'idea chiara e schematica delle ragioni che stanno alla base di tale scelta e soprattutto degli obiettivi che si devono raggiungere.
Spesso il fattore principale è quello di poter disporre di spazi diversamente organizzati, più ampi oppure più ridotti a seconda di nuove esigenze. Può succedere che il trasloco sia inevitabile perché è scaduto il contratto d'affitto, oppure in quanto il locale deve ritornare in possesso del proprietario. In molti casi la causa dipende dal desiderio di rinnovare i locali, per realizzare interventi di ristrutturazione, mirati a migliorare l'aspetto di uffici datati e fatiscenti.
L'adozione di metodi lavorativi più produttivi, in grado di stimolare la professionalità dei dipendenti è senza dubbio un fattore importante che può portare alla decisione di traslocare, così come il desiderio di introdurre apparecchiature innovative e più adatte alle aspettative degli impiegati.
Organizzare un team dedicato al trasloco
Dopo aver individuato i motivi del trasloco è indispensabile scegliere il personale che se ne deve occupare, avendo cura di affidare l'incarico a persone esperte e in grado di saper gestire con competenza ogni aspetto.
I fattori da prendere in esame sono i seguenti:
- aspetti tecnologici;
- risorse umane;
- strutture;
- marketing;
- operatività;
- aspetti finanziari.
Uno dei problemi principali relativi al trasloco di un ufficio si collega all'interruzione dei ritmi lavorativi e quindi della produttività; proprio per limitare al massimo i disagi derivanti da una simile situazione è necessario selezionare con grande attenzione lo staff di persone coinvolte, basandosi sui fattori elencati, poiché ognuno di essi ha una valenza fondamentale.
Valutare gli spazi di lavoro
Sono molte le ragioni per cui è opportuno cambiare le prospettive, traslocando da un ambiente vecchio a uno nuovo, e tra queste forse il più importante si riferisce alla gestione degli spazi. Da tale aspetto infatti derivano tutti gli altri requisiti della nuova ambientazione, come l'arredamento, il numero di posti disponibili e l'organizzazione del lavoro.
Contattare gli agenti immobiliari
È chiaro che, prima di traslocare, è indispensabile avere a disposizione un locale a cui fare riferimento, sia in locazione sia di proprietà; per questo scopo è necessario contattare una (o più) agenzia immobiliare specializzata in transazioni commerciali.
Si possono contattare imprese del genere sia fisicamente sia facendo ricorso al web, dove è possibile visionare numerose proposte.
Contattare le aziende di office design
Le aziende di office design sono gli interlocutori giusti per impostare la progettazione del nuovo spazio lavorativo che, come accennato, deve garantire migliori standard funzionali. Per questo aspetto è consigliabile avere a disposizione parecchio tempo, dato che il progetto definitivo è sempre frutto di molte varianti, sia proposte dall'azienda di riferimento, sia scaturite dalla creatività e dalle esigenze del committente.
Avere un'idea di come verrà allestito l'ufficio rappresenta un supporto decisivo nella programmazione del trasloco.
Concordare un budget
Il trasloco dell'ufficio presuppone di solito un investimento importante per l'azienda e, come tale, deve essere preventivamente programmato nei dettagli. Bisogna tenere conto di tutti i requisiti dell'immobile dove ci si trasferisce, valutandone il valore commerciale e i servizi che offre. Una volta stabilita una cifra in base a motivazioni effettive e realistiche, è poi necessario cercare di rispettarla il più possibile, tenendo presente che i costi di un trasloco sono suscettibili di notevoli variazioni.
Valutare tutti i parametri commerciali ed economici
A questo punto bisogna valutare tutti i parametri finora considerati, per fare un bilancio globale, impostato soprattutto sulla adeguatezza delle spese sostenute e ancora da affrontare. Prima di stipulare il nuovo contratto di locazione è opportuno confrontarsi con il proprietario per analizzare tutti gli aspetti commerciali ed economici.
Confrontarsi con chi progetterà l'ufficio e i nuovi spazi
Il confronto con la ditta che si occupa della progettazione dei nuovi uffici, costituisce una delle fasi finali, che precedono il trasloco. Bisogna infatti ottenere tutte le autorizzazioni necessarie per concludere l'operazione, espletando numerose pratiche burocratiche, che solitamente vengono seguite dalla ditta appaltata. In seguito a vari meeting, il designer incaricato è tenuto a presentare il progetto definitivo, proponendo tutti i dettagli necessari per realizzare il trasloco dell'ufficio.
Arredare il nuovo ufficio, selezionare i mobili giusti
L'arredamento del nuovo ufficio, che deve essere scelto anticipatamente, può essere completato soltanto quando le strutture murarie e il pavimento sono a posto. Spesso, chi trasloca preferisce acquistare nuovi complementi d'arredo, che si adattino perfettamente alla nuova ambientazione. Anche in questo caso, comunque, è necessario pianificare con precisione gli interventi, per evitare sovrapposizioni di incarichi.
Chi invece sceglie di mantenere i vecchi mobili, quasi sempre deve adattarli al nuovo contesto.
Bisogna ricordare che l'arredamento è importantissimo per l'ufficio poiché contribuisce a offrire la prima impressione ai clienti.
Gestire il trasloco
Arrivati al momento clou dell'intero percorso, è indispensabile saperlo gestire correttamente; per raggiungere questo obiettivo può essere utile stilare una lista:
- controllare se la data è stata correttamente comunicata al personale;
- supervisionare gli imballaggi;
- contattare la ditta di traslochi per gli ultimi accordi;
- verificare che il nuovo ufficio sia agibile;
- coordinare la presenza del personale;
- testare le apparecchiature prima del trasferimento, per sincerarsi che siano funzionanti;
- stabilire turni del personale per garantire una presenza continuativa durante tutrte le operazioni.
Per semplificare al massimo la gestione degli step elencati, la nostra ditta mette a disposizione della clientela uno staff di professionisti altamente qualificati, in grado di occuparsi di tutto, anche di eventuali interventi di ristrutturazione e adattamento dei locali, con il montaggio di pareti divisorie, oltre che del trasferimento delle suppellettili.
