Space Planning: la pianificazione dello spazio in ufficio

Lo space planning di un ufficio riguarda la pianificazione del suo spazio a seconda delle esigenze dei lavoratori e dei fini aziendali, con lo scopo di accrescere benessere, funzionalità e produttività. Vediamo nel dettaglio in cosa consiste questo approccio, perché affidarsi ai professionisti del settore e quali sono i vantaggi che ne derivano.

Cosa si intende per space planning

Sebbene spesso venga sottovalutato, il modo in cui viene organizzato l'ambiente lavorativo influisce notevolmente sul successo aziendale. A tal proposito lo space planning offre un essenziale contributo con il suo metodo innovativo volto alla pianificazione e all’ottimizzazione dello spazio, a seconda delle esigenze dei dipendenti, degli obiettivi da raggiungere, dell’arredamento presente, dei processi coinvolti, nonché della tecnologia adottata. In altre parole si tratta di uno studio approfondito del luogo, con l’obiettivo di coniugare design e impatto estetico con funzionalità, necessità concrete e benessere delle persone.

Tale ruolo è affidato alla figura dello space planner, il quale si occupa di analizzare a fondo ogni dettaglio dell’azienda con il fine ultimo di accrescerne il potenziale attraverso uno studio mirato, optando per soluzioni che incoraggiano la collaborazione e che aumentano il rendimento, attuando infine il progetto approvato dal committente.

Vantaggi della pianificazione degli spazi

Riprogettare l’ambiente lavorativo in modo differente rispetto a come era stato precedentemente stabilito oppure semplicemente pianificarlo da zero secondo criteri innovativi e ben pensati, non solo apporta numerosi cambiamenti, ma offre vantaggi sotto diversi aspetti:

• consente una perfetta armonia tra dipendenti, tecnologia e luogo;
• permette alle persone di cooperare meglio attraverso un’adeguata e più aperta comunicazione tra reparti;
• offre lo spazio necessario affinché il lavoro venga svolto con maggiore efficienza;
• promuove la crescita aziendale;
• assicura gli ambienti necessari per un eventuale incremento del personale;
• favorisce il risparmio sia dal punto di vista degli spazi, sia per quanto concerne le spese riguardanti il noleggio.

Come pianificare lo spazio ufficio in modo efficace

Assodato che lo space planning di un ufficio rappresenta sempre un’ottima idea per qualsiasi azienda che miri all’eccellenza, è utile specificare che non esiste una soluzione unica e uguale per tutti. Al di là degli obiettivi comuni riguardanti il benessere, l’efficienza e il design, ogni luogo presenta infatti delle proprie caratteristiche di partenza, nonché delle sue esigenze specifiche. Ad ogni modo, per essere certi di seguire i giusti criteri di valutazione o rianalisi, non basta spostare e incastrare, ma al contrario è necessario seguire uno schema preciso.

1. In primo luogo, se l’azienda è già avviata, si deve valutare il modo in cui viene utilizzato lo spazio attuale dal proprio team e quali aree vengono maggiormente sfruttate per più tempo. Inoltre, quali reparti necessitano di collaborare? Attraverso qualche sondaggio si potrebbe risalire a cosa funziona correttamente e a quali dettagli invece potrebbero essere migliorati, sia a livello di comunicazione tra membri dello staff, sia per quanto concerne l’infrastruttura IT (ovvero i componenti tecnologici).
   
   Al contrario, per progettare l’ufficio da zero bisogna possedere le idee chiare sulla sua planimetria e sul numero di persone che presenzieranno all'interno dell'area, non sottovalutando le tipologie di assunzioni che effettuerà l'azienda e in quale numero; tenendo dunque in considerazione il personale part-time, quello a tempo pieno, i consulenti e così via discorrendo. Inoltre si troveranno a collaborare in fasce orarie differenti o contemporaneamente? Il team potrebbe crescere nel corso degli anni? Sulla base di questi dettagli sarà più semplice comprendere di quale superficie si necessita e di come deve essere strutturata.
   
   
2. In secondo luogo è utile definire il tipo di ufficio al quale si intende mirare, scegliendo tra un hot desk (un’area ufficio condivisa da più persone contemporaneamente), postazioni personali e diverse a seconda della mansione svolta, aree flessibili, gruppi di scrivanie o ancora un ufficio aperto; potendo combinare assieme anche più di una soluzione. In parole più semplici bisogna avere chiaro se si intende prediligere la creatività, la collaborazione o la crescita veloce.
   
   
3. A questo punto è utile comprendere quale aspetto si vuole conferire al proprio ufficio e ancora più importante, come questo posto riesca ad incoraggiare le varie attività, la tecnologia di cui necessita, nonché i bisogni del personale.
   
   
4. Una volta considerato l’ambiente che sarà occupato dal team, quello dedicato ai computer e ad altri dispositivi associati, altrettanto fondamentale sarà porre la giusta attenzione alle aree dinamiche dell’ufficio (ovvero quelle di passaggio, entro le quali il personale dovrà spostarsi per raggiungere altre postazioni). È preferibile evitare che i dipendenti siano costretti ad abbandonare troppo di frequente la propria scrivania ad esempio per eseguire delle fotocopie in un’altra stanza. Così facendo svariate volte, il risultato sarà che il lavoro verrà notevolmente rallentato.
   
   
5. In ultimo, ma altrettanto importante, è da tenere in considerazione il fatto che sarà impossibile modificare o spostare alcune variabili fisse quali l’uscita antincendio, la struttura portante dell’edificio. Il rispetto delle norme di sicurezza rientra nella pianificazione generale e non è un aspetto da sottovalutare.

In conclusione la pianificazione dello spazio in ufficio è di fondamentale importanza per l’intera resa aziendale, richiede di conseguenza operazioni di valutazione e riprogettazione estremamente accurate. Dal momento che investire in un’impresa non è affatto semplice, è sempre preferibile affidarsi a degli esperti del settore che sappiano accompagnare e consigliarle in questa nuova avventura.

Contattaci per progettare da zero lo spazio presente in ufficio o ristrutturarlo a seconda del gusto e delle necessità.